干货!询盘整理流程五步走!

(2020-06-17 17:10:24)

我们总是习惯于搜集整理各种外贸小技巧,这很重要,但是对于整个流程的思考更加重要。所谓知其然,更要知其所以然。通过流程化与步骤来梳理外贸工作,是外贸业务中的一个非常必要的环节。现在就按照一般询盘整理流程,教你如何一步一步在询盘上拉近与客户的距离!


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对于外贸人员来说,每次听到来询盘的提示音,心情就异常激动,因为这可能意味着生意来了。为什么要用“可能”呢?原因很简单,并不是所有询盘都是有效的,也并非所有的客户都是真心实意,这些客户一般有以下几种情况:


1.同行收集市场行情;

2.纯粹诈骗;

3.是买家,但已经有意向的供应商,仅收集价格和他的意向供应商谈判用;

4.是买家,目前有合作的供应商,想收集其他供应商资料作为备选;

5.当下真正有需求的买家。

对于真正有需求的买家来说,还要更进一步的判断是工厂(原料采购)、贸易商、中间商、终端销售、资本货采购商还是个人消费者,或是其他。


那么我们该如何判断客户是哪种类型呢?





1.在google或百度里先查找客户的信息,有个初步了解如客户有提供相关产品的图片或型号,也可以搜索看看,说不定能查出是哪家供应商的产品。

2.不用急着报价,回复邮信息时多问问题。当然问问题要讲究技巧,不要让他觉得你在考问他。语气上要让客户觉得是为了更好服务他,需要了解这些信息




沟通是重要的工具与客户深入地沟通,但沟通是需要技巧的,这些技巧是要慢慢学习和积累的。


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能够沟通下去的,都是有意愿购买的客户,这时我们就要明确买家的需求,这里有两点要求:


1. 先理解后报价:详细分析买家的询盘,先弄清楚买家的意图。仔细看询盘的内容,回复速度快很重要,但是快而优质的回复更能抓住买家的心。


2. 换位思考:在收到回复时,我们要思考买家在什么场景下问你这个问题,换做是你,你期待得到什么样的答复。要把客户的需求摆在第一位,而不是一味的去推销自己的产品,去夸大自己的优势,这样做只会适得其反。


理解是沟通的基础,仔细看懂询盘的问题和需求比及时回复更重要。


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在确定了买家需求之后,我们就要思考买家询盘中可能会提到的问题。还是那句话不要心急,心急吃不了热豆腐。真正花时间去分析买家的询盘之后,再回复也不迟。


这里有一些买家在询盘中可能会问到的问题:

目标价格、MOQ(最小起订量)、OED/ODM、样品问题、证件、付款方式、物流、查看工厂等。


关于报价:

1. 提前准备报价单或者产品目录,以便客户查看挑选。

2. 报价过低。当买家给出低于成本的价格是否要放弃?必然不能,要用专业和诚恳打动对方。可以告知买家市场上有多少此类产品,它们的价位如何,对比自家的产品价位,如果高了,高在哪里?如果低了,低在哪里?要动之以情,晓之以理。另外,报价时要自信,以产品和工厂的实力来传递你的实力。适当提出自家优势,列如:发货期快、有多年生产或者外贸经验、参加过业内知名展会、有自己的研发团队、相关资格认证证书、个性化定制服务等等。

3. 折扣问题。对于大批量订购的客户,是否要给折扣或者相关有措施。这个看订单以及行业。对于快销品来说,走量,适当的可以实施买就送的优惠措施。比如,买五送一或者买十送一。对于机械行业来说,可以答应送一些小配件之类的作为优惠。但是切忌,不要轻易降价。因为有些国家会觉得一旦你降价,可能质量没保证。


关于样品:

1. 直接要样品。这种情况下,需要考虑清楚再回复。但若是买家愿意付运费的话,可以寄样品。

2. 收到样品之后的反应。有两种情况:

(1)样品安全送达,客户很满意,那么后期合作成功率会很大;

(2)客户觉得样品较差,或者样品丢失。如果是前者,要询问客户是哪一方面的问题,可以做出相应的调整。如果是后者建议再次寄样品,但是一定要解释清楚,千万不要失去买家的信任。寄样品前,可以把样品照片先发给客户,这样可以避免误解。


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询盘回复是所有步骤中最重要的一步,所以我们要更加小心谨慎。


要特别注意以下几点:

1. 是否已经明确买家目的;

2. 检查邮件语言是否准确到位;

3. 查看回复内容结构是否完整;

4. 价格是否合理;

5. 主动推进,拉进与客户的距离,形成互动;

6. 产品行业的专业度;

7. 询盘回复时间点(时差问题);

8. 邮件标题(标题不必一定符合语法,用最简单的结构,说明最核心的内容)


那么,一个询盘多久复比较合适:


1. 2小时内回复。大家都说这是最佳回复时间,但是这要求业务非常熟练,而且第一次回复对买家印象非常重要,所以量力而行。


2. 24个小时内回复。根据对方的上班时间回复,超过这个时间,会被买家认为专业度不够,效率低,影响第一印象。


3. 最多不能超过48个小时。这是针对有些比较复杂的产品,中间可能需要其他部分的配合。





回复时的注意事项:


1. 不能影响专业度

2. 注意对方上班时间

3. 尽量不超过48个小时




为了避免错失最佳回复时间,我们给出以下建议:

1. 常登陆更新查看

2. 绑定移动通讯工具,及时联系

3. 邮箱无论公司还是个人,都要记得同步。


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是否完满完成以上四步就可以坐享其成了呢?答案必然是否定的。后期跟进也非常重要,不然,订单可没那么容易到手!


互动很重要

如果你收到了回复,不要过于得意忘形。这也可能只是说明买家有及时查看邮件的习惯。但是也不要气馁,持续跟进。长期的交流沟通非常重要,一步一步的跟进,客户应该不会轻易流失。


如果没收到回复,也不要过于气馁。可能是买家没有及时打开邮箱,或者被其它更重要的是耽搁了,这种情况下,建议再发一封邮件,询问情况,表示自己会继续等回复,但不要只顾催单。




标签:  询盘整理流程

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